GDPdU - Digitale Betriebsprüfung

Die elektronische Betriebsprüfung ist inzwischen gängige Praxis. Bei der nächsten Betriebsprüfung wird der Prüfer vor Ort mit Notebook erscheinen und Daten statt Papier fordern. Dennoch meiden viele Unternehmen die Beschäftigung mit dem Thema. Dabei müssen bereits seit Januar 2002 Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten so archivieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar gemacht werden können.
Die Archivierung und der digitale Zugriff auf Daten im Rahmen einer Prüfung gehören meist nicht zum Kerngeschäft mittelständischer Unternehmen. Wichtige Unterstützung kann hier der Steuerberater bieten.

Der gesetzliche Hintergrund

Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung auf Firmen-EDV zugreifen – so die Änderung der §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes. Der Betriebsprüfer kann bei Außenprüfungen die gespeicherten Daten einsehen. Er hat das Recht, die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfprogramm auszuwerten oder das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen. De facto bedeutet das eine Kompetenzerweiterung für die Betriebsprüfer.
Die Anforderungen dieser Gesetzesänderung werden im Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 16. Juli 2001 mit dem Titel „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ konkretisiert. Außerdem müssen die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 beachtet werden.

Daten müssen maschinell auswertbar aufbewahrt werden

Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die steuerrelevanten Daten jederzeit verfügbar sind. Zudem müssen diese Daten unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§§ 146 Abs. 5 S. 2, 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Das bedeutet jedoch nicht, dass die Daten im ursprünglich benutzten System gespeichert bleiben müssen. Sie können auch in entsprechende Archivierungssysteme ausgelagert werden. Für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen sind Rückstellungen zu bilden. Nachdem §§ 147 Abs. 2 S. 2 AO a. F. und die Ergänzung des Abs. 2 S. 1 Nr. 2 gestrichen worden sind, ist die Aufbewahrung in gedruckter Form nicht mehr erforderlich. Geprüft werden, wie bisher, die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Werden die Anforderungen der geänderten Abgabenordnung nicht beachtet, drohen Sanktionen. Mögliche Maßnahmen sind z. B. Bußgeld, Zwangsmittel oder Schätzung.

Steuerlich relevante Daten

Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Diese fallen überwiegend in den Bereichen Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung und Lohnbuchführung an. Andere Daten sind dann steuerrelevant, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Falls sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, müssen sie vom Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ebenfalls qualifiziert und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorgehalten werden. Dies können auch Daten aus dem Warenwirtschaftsystem sein, soweit sie für die Bewertung des Vorratsbestands von Bedeutung sind. Auch Bereiche der Kostenrechnung, sofern sie für die Bewertung von Wirtschaftsgütern und Rückstellungen erforderlich sind, sowie Daten aus Dokumenten-Management-Systemen oder anderen Archivierungssystemen sind für den Datenzugriff relevant. Die Klassifizierung von steuerlich relevanten Daten für Dritte ist nach dem Steuerberatungsgesetz Vorbehaltsaufgabe des Steuerberaters.

Zugriffsmöglichkeiten des Betriebsprüfers

Der Betriebsprüfer hat laut § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung drei Möglichkeiten, auf die gespeicherten Daten zuzugreifen: im mittelbaren oder unmittelbaren Datenzugriff (Z1 und Z2) und per Datenträgerüberlassung (Z3). Von welcher dieser Möglichkeiten der Prüfer Gebrauch macht, liegt in seinem Ermessen. Er kann auch mehrere Alternativen parallel in Anspruch nehmen.

Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung muss der Steuerpflichtige der Finanzbehörde die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. DVD) zur Verfügung stellen. Das gilt auch, wenn sich die Daten bei Dritten befinden. Alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über Dateistruktur, Datenfelder, interne und externe Verknüpfungen) müssen ebenfalls in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Hierfür empfiehlt sich die Rechnungswesen- bzw. Lohn-Archiv-DVD. Über den GDPdU-Export in den Rechnungswesen-Programmen können die steuerrelevanten Daten außerdem exportiert und eine DVD in Eigenregie vor Ort erstellt werden.

Mittelbarer Datenzugriff

Beim mittelbaren Datenzugriff greift der Prüfer nicht selbst auf das EDV-System des Steuerpflichtigen zu. Die steuerlich relevanten Daten müssen nach den Vorgaben der Finanzbehörde durch den Steuerpflichtigen oder einen von ihm beauftragten Dritten ausgewertet werden. Zur maschinellen Auswertung darf der Außenprüfer die im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten anfordern. Auswertungen, die das EDV-System nicht vorsieht, müssen nicht erstellt werden. Die Kosten muss das Unternehmen tragen.

Unmittelbarer Datenzugriff

Beim unmittelbaren Datenzugriff greift der Prüfer direkt auf das Datenverarbeitungssystem, mit dem die steuerrelevanten Daten erfasst worden sind, zu. Im Nur-Lesezugriff prüft er die Buchführungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (z. B. zwischen Tabellen einer relationalen Datenbank). Dabei muss der Prüfer durch eine mit dem DV-System vertraute Person unterstützt werden. Der Nur-Lesezugriff umfasst hierbei das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten unter Nutzung der im betrieblichen DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Eigene Auswertungsroutinen darf die Außenprüfung hierbei nicht einsetzen.
Beim unmittelbaren Datenzugriff sollte dem Betriebsprüfer ein netzunabhängiger PC mit den verwendeten Programmen und den kopierten Datenbeständen der zu prüfenden Jahre vorbereitet werden. Gezielte Zugriffsrechte für die eingesetzten Programme lassen sich einrichten. Verzeichnisse, Server, Laufwerke und DVD-Laufwerke sind durch das Betriebssystem bzw. Netzbetriebssystem sperrbar.

Lösungen für die Datenbereitstellung

Unternehmen, die ihre Buchführung durch uns, als DATEV-Steuerberater, erstellen lassen, können auf die bereits bei Betriebsprüfungen bewährten DATEV-Lösungen zur digitalen Betriebsprüfung zugreifen. Mit der Rechnungswesen- bzw. Lohn-Archiv-DVD sind wir auf bevorstehende Betriebsprüfungen vorbereitet. Die elektronische Betriebsprüfung wird durch den Einsatz dieser DVDs für die Datenbereitstellung wesentlich einfacher – weder Buchführung noch Kanzlei werden tagelang in Beschlag genommen. Die Aufbewahrung digital auswertbarer Daten ist Aufgabe des Steuerpflichtigen. wir übernehmen für Sie die Archivierung im DATEV-Rechenzentrum als Dienstleistung unserer Kanzlei.

Archivierung im Rechenzentrum

Im DATEV-Rechenzentrum werden die Buchführungsdaten über den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren archiviert. Über den gesamten Zeitraum ist sichergestellt, dass die Daten gelesen und ausgewertet werden können. Bei Bedarf können wir für Sie eine Rechnungswesen- bzw. Lohn-Archiv-DVD abrufen, die genau den zu prüfenden Bestand und die zu prüfenden Jahre entsprechend der Prüfungsanordnung enthält. Neben diesen Daten ist auf jeder DVD auch ein Programm, um die Daten in Form der ursprünglichen Auswertung darzustellen und diese nach verschiedenen Kriterien zu suchen. Auf diese Weise können die Daten vor der Prüfung vom Unternehmer oder in unserer Kanzlei gesichtet werden. Die DVD enthält außerdem eine Schnittstelle mit GDPdU-Beschreibung, die den Datenexport ins Prüfprogramm der Finanzbehörde möglich macht. So können die Archiv-DVDs sowohl beim Direktzugriff als auch bei der Datenträgerüberlassung eingesetzt werden.
Hinweis: USB-Sticks werden nicht in allen Bundesländern angenommen.

Datenschutz und Datensicherheit

Bei der Archivierung steuerrelevanter Daten im DATEV-Rechenzentrum über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum muss der Datenbestand weder separat archiviert noch geprüft oder für neue Programmversionen konvertiert werden. Datenschutz und Datensicherheit sind gewährleistet. Durch die Archivierung im Rechenzentrum können wir steuerrelevante Daten auch nach einem Systemwechsel problemlos wieder herstellen. Sorge und Mehrkosten für zusätzliche technische Ausstattungen und häufige Wartung der Hardware entfallen.
Die Daten sind jederzeit verfügbar und der Zugriff der Finanzverwaltung kann beim Abruf der Rechnungswesen- oder Lohn-Archiv-DVD auf die steuerlich relevanten Daten beschränkt werden. Die Daten selbst sind im Rechenzentrum und auf der Rechnungswesen- und Lohn-Archiv-DVD durch Kennwortschutz vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Das Haftungsrisiko für verlorene oder unverschlüsselte Datenträger entfällt.

Zertifizierte Archivierung im DATEV Rechenzentrum

Unsere Lösungen für Sie:

Archivierung der Buchführung im DATEV Rechenzentrum
Datenbereitstellung mit Lohn-Archiv-DVD und Rechnungswesen-Archiv-DVD
Belegverwaltung online

sind für die DATEV durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 16.07.2001 – GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) geprüft. Die Ordnungsmäßigkeit ist bestätigt, die Produkte sind GoBS- und GDPdU-konform.